ОБЛОЖКА ДЕЛА

– мягкая бумажная или твердая из картона покрышка дела, на которой проставляются все составные элементы описания дела. Обложка дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме приложения 11 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, в ней указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела. Согласно параграфу 3.6.18 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, на обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: 1) наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; 2) наименование структурного подразделения – записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; 3) номер дела – проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел федерального органа исполнительной власти; 4) заголовок дела – переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК архивного учреждения; 5) дата дела – указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной даты допускается сокращенное цифровое написание, в том случае если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.